İşletmelerde Organizasyon Şeması Nedir ve Nasıl Oluşturulur?

Organizasyon şeması, insan kaynakları yönetimi alanında oluşturması ciddi emek gerektiren ve önem verilen konuların başında gelir. İnsan kaynakları yönetimi, bireyleri ve bireylere yönelik olan uygulamaları anlamaya çalışan büyük bir organizasyonel yapıdır. Bu nedenle birey ve işletme gelişiminde büyük öneme sahip olan organizasyon şemasının ne olduğunun ve nasıl oluşturulduğunun anlaşılması hem İK hem de işletme için kritik değer arz eder.
Organizasyon şemasını oluştururken işletmelerin temel öğelere gereken özen ve önemi göstermesi gerekir. Organizasyon şemasını oluştururken özellikle kurum iş hedefleri veya somut ve soyut varlıkları bütünüyle dikkate alınmalıdır. Bu nedenle organizasyon şeması nedir, organizasyon şeması nasıl oluşturulur, organizasyon şemasını oluştururken nelere dikkat edilmelidir sorularının cevaplarını sizler için derledik.

Organizasyon Şeması Nedir?
Organizasyon şeması, stratejik yönetim dahilinde organizasyondaki hiyerarşik yapının ve ilişki zincirlerinin bir bütün olarak haritalanmasıdır. Bu hiyerarşik yapıda çalışanların isimleri, ünvanları, fotoğrafları ve departmanları, kurum içi ilişki bağlantılarıyla birlikte yer alır.. İşletmelerin iskelet sistemini oluşturduğu için aynı zamanda insan kaynakları departmanlarının da kılavuz kaptanlığını yürütür konumdadır. İşletmeler için en temel başlangıç noktasıdır ve organizasyonel yapıda kritik öneme sahiptir.
Organizasyon Şeması Oluşturma
Organizasyon şemasının oluşum süreci ciddi analizlerin ürünü olarak karşımıza çıkar. Organizasyon şemasını oluşturmanın önemi aslında işletmenin iyi bir başarı hikayesi oluştuğu durumda daha iyi anlaşılır. Organizasyon şemasını başarılı şekilde oluşturan işletmeler daha planlı ve gelişmiş şekilde gelecek iş hedeflerine odaklanabilir ve önlerini görebilirler.
Organizasyon şeması oluşturma, stratejik yönetimden süreç yönetimine, süreç yönetiminden performans yönetimine kadar geniş bir çalışma alanına yayılan ve her basamakta kurumsal sistem desteğine ihtiyaç duyulan bir çalışmadır. Bu şemada yer alan her bir kademe veya pozisyon, temel departmanlar ışığında iş süreçlerinde şekillenen yetki, görev ve sorumluluğa göre oluşturulmalıdır. Peki organizasyon şemasında hangi temel departmanlar yer almalıdır?
•             İdari işler: İşletme yönetim ve üretim alanındaki yemek, bakım, güvenlik, servis, bilgi-işlem gibi iç hizmetlerin yürütülmesini sağlar. Küçük ölçekli işletmelerde çoğu zaman İK süreçlerini de idari işler departmanları yürütür.
•             Mali işler: İşletme finans ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesini sağlayan departmandır. Alacakların tahsil edildiği, borçların ödendiği, resmi daire ve bankalarla ilişkilerin sağlandığı birimdir.
•             Satın alma: İşletme için gerekli olan hammadde ve ürünleri sağlar. Mali işler departmanı ile sıkı ilişki içerisinde çalışır.
•             Üretim: Ürün veya hizmetin üretiminde çalışan ve verimliliğin artırılmasının hedeflendiği birimdir. Satış ve pazarlama departmanı ile birlikte en önemli birimlerden biridir.
•             Satış: Yurtiçi ve yurtdışı müşterilere hizmet götüren, bunun yanında bayi kanallarını yürüten ve bayi sayısını artırmayı hedefleyen birimdir.
•             Pazarlama: Satılacak olan ürün veya hizmetin marka değeri kazanmasını sağlayan, talep edilmesi için gerekli olan pazar araştırmasını yapan, işletme ve ürün performansını ölçen bunun yanında da tanıtım ve iletişim kanallarını yöneten birimdir.
Organizasyon Şeması Nasıl Olmalı?
Başarılı bir organizasyon şeması nasıl yapılır sorusu, her yönetici veya İK uzmanının cevabını aradığı bir sorudur. Sistemi sağlam temellere oturtabilmek için mutlaka özenli ve dikkatli davranılmalıdır. Şema oluşturmak organizasyon yapısını güçlendirdiği kadar sancılı da bir süreci beraberinde getirir. Peki organizasyon şemasını yaparken ve bu süreçte nelere dikkat edilmelidir?
•             Şema oluştururken kişilere özel pozisyon üretilmemeli,
•             Departman ve pozisyonlara bağlı kalmalı,
•             Organizasyon şeması süreçler ve gereklilikleri doğrultusunda oluşturulmalı,
•             Sistem kişiye göre iş değil, işe göre kişi üzerinden kurulmalı,
•             Hangi yöneticinin hangi pozisyonda daha etkili olacağı düşünülürken pozisyon görev tanımına mutlaka dikkat edilmeli,
•             Küçük gruplar bir üst yönetici ile bir birime bağlanmalı,
•             Başarılı bir organizasyon şeması için işletme temel departmanları belirlenmeli,
•             İşletme iş akışına göre departmanlar veya alt birimler birbiriyle doğru şekilde ilişkilendirilmeli,
•             Çalışanlar organizasyon şemasını incelediğinde kimin kime bağlı çalıştığını ve hangi konuda kimlerle işbirliği yapabileceğini kolaylıkla anlamalı,
•             Şema, iş hedefleri, stratejileri ve yol haritası tam anlamıyla belirlendikten sonra oluşturulmalı,
•             Şema, bir anlamda görev tanımlarını içermeli,
•             Çalışanlar bu şemaya bakarak kariyer planlamalarını doğru yapabilmeli,
•             İşletmede yeni işe başlamış olan çalışanlar ise bu şemaya bakarak kendilerini doğru konumlandırabilmeli ve işletmeyi daha iyi tanıyabilmeli,
•             Doğru oluşturulmuş organizasyon şemasının işletme hedeflerini gerçekleştirmedeki rolü önemsenmeli,
•             Bu şema yalnızca işletmenin bugünü hakkında değil gelecekteki konumu hakkında da bilgi vermeli,
•             Şema, işletmede henüz mevcut bulunmayan pozisyon veya departmanları dahi içermeli,
•             İşletme vizyonu açısından çalışanların gelecekte açılacak birimleri takip etmesine önem verilmeli,
•             İyi bir organizasyon şemasının şirket kurumsallaşmasına katkı sağlayacağı göz önünde bulundurulmalı,
•             Ne olursa olsun organizasyon şeması oluşturma sürecinde derin analizler ve değerlendirmeler yapılmalıdır.
Organizasyon Şeması Örneği
Organizasyon şeması, bir işletmenin nasıl bir yapılanma içerisinde olduğunu gösteren, temel fonksiyonlarını belirten, departman ve alt birimlerin birbirleriyle ilişkilerini ortaya koyan bir tablodan oluşur. Çalışanlar organizasyon şemasına baktıklarında, hangi konuda kimlerle işbirliği yapabileceklerini, hangi konuda kimlere karşı sorumlu olduklarını basit şekilde anlayabilmelidir. Bu nedenle işlevi yüksek ve anlaşılması kolay bir organizasyon şeması işletmelerin tercihi olacaktır.
İdenfit Organizasyon Şeması